La question de la protection de l’environnement est de plus en plus présente dans l’esprit des Français.
Toutefois, si le problème est dans les esprits, tout le monde n’agit pas toujours de manière éco-responsable dans son quotidien.
Quand on se penche sur la définition pure du terme “éco-responsable” dans le Petit Larousse on trouve “qui cherche à intégrer des mesures de protection de l’environnement dans ses activités, ses principes etc. : entreprise, démarche écoresponsable.”
Cela implique une vraie réflexion sur l’avenir et une modification de ses habitudes.
C’est pourquoi, organiser un événement de sensibilisation à l’environnement de manière ludique et instructive peut être un moyen de faire prendre conscience à votre audience de leur empreinte environnementale et d’agir dessus.
Voici alors quelques conseils pour bien organiser un événement éco-responsable.
Quels sont l’angle d’approche et les objectifs de votre événement écoresponsable
Que vous soyez une association dans le domaine de l’écologie, un prestataire de services ou encore une entreprise qui souhaite évoluer d’un point de vue RSE : il existe une multitude de raisons d’organiser un événement éco-responsable.
Il en va de même pour le format de votre événement.
Un salon, un festival, une conférence, un concert caritatif : les possibilités sont énormes.
Dans un premier temps cela peut sembler assez évident et anodin, mais il est capital de formuler votre objectif le plus clairement possible.
Vous allez présenter des associations ? Vous souhaitez transmettre de la connaissance ? Transmettre un savoir-faire ? … Le domaine de l’environnement est vaste et vous devez concentrer votre énergie sur un objectif clair.
De cette clarification et de la définition de votre cible de participant découlera ensuite l’angle d’approche que vous souhaitez emprunter.
Développement durable, environnement, transport en commun, pollution, menace des écosystèmes… parfois il est plus intéressant de se concentrer sur un thème précis en lie avec votre cœur de métier plutôt que proposer un thème trop général et vaste.
Choisir avec soin la date et le lieu d’événements écoresponsables
Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation.
Pour cette raison, l’étape de la planification était capitale.
Il peut être intéressant de se pencher sur certaines dates clefs en lien avec le thème de votre événement. Pour en citer quelques-unes :
- La semaine européenne du développement durable durant la dernière semaine de mai et début juin.
- La semaine européenne de la mobilité durable la troisième semaine de septembre.
- La journée mondiale de l’eau qui se tient le 22 mars de chaque année.
- La journée mondiale de l’environnement qui se tient chaque année au mois de juin.
Ensuite, le choix de votre lieu demande une activité de veille pour trouver le bon endroit qui surprendra vos invités.
Organisez-vous un événement éco-responsable en plein air ? Avez-vous besoin une capacité d’accueil particulière ? Une insonorisation particulière ? Voulez-vous surprendre votre audience avec un lieu atypique ?
La réservation d’un espace se fait en avance et prend une partie de vos fonds.
Rendez-vous sur le lieu de votre choix afin d’anticiper chaque élément.
Sinon, vous pouvez opter pour réserver un hébergement durable si vous comptez rester plusieurs jours ou en intérieur.
Vous aurez ainsi une meilleure idée du travail qu’il vous reste concernant cette tâche (demande d’autorisation particulière, achat de matériel, etc.)
De plus, il est toujours préférable d’avoir un plan B. Les risques d’avoir un changement de lieu de dernière minute sont bien réels.
Organiser un événement eco responsable : Planifier des activités
Pour sensibiliser vos invités, il existe une multitude d’activités.
Voici quelques idées pour vous inspirer :
- Conférences et débats : pour réfléchir et informer sur les grands enjeux environnementaux actuels, rencontrer des spécialistes, croiser les points de vue. Essayez de trouver des sujets qui intéressent, questionnent, font polémique, en trouvant par exemple un angle original.
- Expositions pour ouvrir les questionnements et proposer un angle de critique ou démonstration des enjeux d’aujourd’hui. Pour obtenir du contenu pour votre exposition, vous pouvez également lancer un appel à créations artistiques. Une autre alternative intéressante et de proposer un concours à vos participants sur un thème et afficher les meilleurs résultats. Vous les impliquez ainsi dans votre événement.
- Jeux : les divertissements à vocation écologique ne manquent pas. Prévoyez des jeux qui se jouent en petits groupes et ne durent pas trop longtemps pour maintenir l’attention de vos participants.
- Spectacles et concerts : ici encore vous pouvez pousser le thème éco-responsable avec des instruments issus de matériaux recyclés ou encore des défilés de seconde main.
- Stands exposants : artisans, associations, experts : nombreux seront les professionnels qui seront volontaires pour rencontrer vos visiteurs.
Pousser le thème éco-responsable au maximum
Ici on ne vous apprend rien : si vous souhaitez sensibiliser avec un événement éco-responsable, vous devez être irréprochable au niveau de ce que vous proposez comme prestation.
Il ne suffit pas d’organiser des conférences pour discuter de l’environnement.
Si vous ne proposez pas de tri lors de votre événement, vous perdez en crédibilité.
Un thème aussi important doit être exploité et respecté jusqu’au bout.
Alors tri, diminution des déchets, utilisation d’énergies renouvelables, promotion des transports en commun en passant par Tictactrip, billetterie en ligne : rien ne doit être laissé au hasard pour être crédible et pris au sérieux.
Lancer vos invitations pour votre activité environnementale
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre événement.
Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget détermineront votre approche marketing.
Votre stratégie de ventes dépend également de vos objectifs et de votre cible. Choisissez un logiciel de gestion d’événements assez flexible pour s’adapter à vos besoins.
Posts sur les réseaux sociaux, bannière sur votre site web, stratégie d’e-mailing : utilisez les canaux principaux de votre cible pour être visible.
Assurer les derniers préparatifs avant le Jour J
Ici on raisonne de manière plus technique pratique pour vous assurer que tout se passe bien le jour de votre événement au niveau de l’accueil de vos invités.
- Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre événement (contrôle par zone, par date, etc.).
- Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez bien qu’il fonctionne et familiarisez-vous avec celui-ci pour éviter toute perte de temps le jour J.
- Rappelez quelques informations pratiques à vos participants : les horaires d’ouverture, le programme de l’événement, les informations d’accès ou encore les consignes à respecter sur place.
Prendre les retours des participants après votre événement éco-responsable
Mesurer son succès après un événement, c’est toujours important pour vous améliorer.
Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour mesurer ses performances :
- Des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, en somme : les résultats chiffrés.
- Des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public. En prenant le temps de questionner vos participants sur leur expérience, vous récoltez des témoignages essentiels à l’amélioration de votre stratégie et vous mettez plus de chance de votre côté de les retrouver pour un prochain événement. De plus, vos participants pourraient même vous donner de très bonnes idées pour la prochaine édition, il suffit de prendre leur avis grâce à un formulaire.
Depuis 2011, Yurplan accompagne les organisateurs d’événements dans leurs projets. Leurs outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester leur plateforme gratuitement pour vous faire un avis.
N’hésitez pas à contacter et découvrir Tictactrip pour fournir des alternatives éco-responsables aux voyageurs souhaitant rejoindre votre destination !
À lire aussi :
Nicolas Messager – Business Developper
E-mail : nicolas.messager@tictactrip.eu
Sources et documentation
- https://yurplan.com/gestion-salon-grand-public?utm_source=blog&utm_medium=article&utm_campaign=tictactrip#/
- https://yurplan.com/gestion-festival?utm_source=blog&utm_medium=article&utm_campaign=tictactrip#/
- https://yurplan.com/gestion-conference?utm_source=blog&utm_medium=article&utm_campaign=tictactrip#/
- https://yurplan.com/gestion-concert-spectacle?utm_source=blog&utm_medium=article&utm_campaign=tictactrip#/
- https://yurplan.com/blog/lieux-atypiques-soiree/
- https://yurplan.com/programme-evenement#/
- https://yurplan.com/gestion-exposant#/
- https://yurplan.com/billetterie-en-ligne?utm_source=blog&utm_medium=article&utm_campaign=tictactrip#/
- https://yurplan.com/blog/comment-choisir-sa-billetterie-en-ligne/
- https://yurplan.com/blog/conseils-publications-facebook/
- https://yurplan.com/blog/apres-evenement-mesurer-son-succes/