Mis à jour le 8 novembre 2022
La légalisation est une étape incontournable lorsqu’il s’agit d’apporter la preuve de l’authenticité d’un acte afin qu’il puisse être admis dans un autre pays.
Au sein de l’Union européenne, des institutions privées ou publiques exigent parfois la présentation de certains justificatifs. Cette étape leur permet d’obtenir des garanties et revêt aussi un aspect sécuritaire.
Pour répondre à ces besoins, les autorités ont recours à la légalisation et/ou à l’apostille. Les formalités varient d’un pays à un autre.
En quoi consiste réellement l’apostille ? Quelles démarches effectuer ? Quels documents sont concernés ? Cet article vous donne toutes les réponses.
À lire aussi :
- Conduire à l’étranger: l’obligation d’une demande de permis international ?
- Comment utiliser son smartphone à l’étranger sans se ruiner | 2022
L’apostille : qu’est-ce que c’est ?
L’apostille est une démarche visant à légaliser un acte public, mis en place suite à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
Plusieurs pays ont signé cette entente en vue de simplifier l’authentification, en se servant d’un cachet identique pour tous les signataires.
Elle possède les mêmes valeurs que la légalisation effectuée auprès des autorités diplomatiques. La plupart des pays de l’Europe ont signé cette convention.
L’apostille ne s’applique pas si le pays de destination n’adhère pas à celle-ci. Vous devez alors réaliser une légalisation.
L’authentification apportée par l’apostille ne valide pas le contenu du document. Cette formalité certifie qu’une signature, un timbre ou un sceau est vrai.
Elle approuve également la fonction de l’auteur de cette signature. Il est important de souligner que cette procédure atteste uniquement de l’authenticité de la signature.
Elle ne porte aucune garantie sur le contenu du document, notamment si celle-ci est conforme à la législation en vigueur ou non.
Afin que cette procédure soit validée, l’acte doit comporter trois éléments clés : la signature de l’autorité à l’origine du document, les informations à propos du signataire à savoir son nom et sa qualité, le sceau officiel.
L’apostille s’effectue auprès d’administrations publiques habilitées à légaliser un document.
Toutefois, pour faciliter les démarches, il existe d’autres solutions plus pratiques.
En effet, cela demande du temps et une bonne connaissance des procédures. Des plateformes spécialisées sont désormais disponibles en ligne pour légaliser ses documents sans se déplacer et évitent les contraintes.
Il vous suffit de remplir des formalités et de signer par le biais de la signature électronique.
L’apostille sur un document original ou sur une copie
L’apostille est requise pour deux types d’actes. Elle sert à authentifier un acte original. Dans ce cas, elle légalise la signature de celui qui a émis le document original.
S’il est question d’une copie, l’apostille atteste la signature de l’émetteur de la copie. Il est important de bien les distinguer afin de ne pas se tromper.
La dispense de légalisation ou d’apostille au sein de l’Union européenne
Dans l’Union européenne, la légalisation et l’apostille ne sont pas exigibles pour une liste de documents publics.
Cette exigence a été supprimée par le Règlement (UE) 2016/1191, applicable depuis le 16 février 2019. Cette décision fait partie d’un lot de mesures qui a pour objectif de faciliter les formalités.
Si un doute réel plane sur l’authenticité d’un document public, ce même règlement cite la démarche à réaliser pour attester de sa véracité.
Quelle est la différence entre apostille et légalisation ?
Entre apostille et légalisation, beaucoup s’interrogent sur leurs différences.
En règle générale, afin de faire valoir un document public dans un pays émis depuis un autre, il faut une légalisation.
En France, la légalisation est réalisée au sein du ministère des Affaires étrangères. Cependant, cela requiert de longues formalités et les pratiques diffèrent d’un territoire à un autre.
Pourtant elle permet d’authentifier la signature ainsi que la fonction du signataire et l’appartenance du sceau.
Les autorités en charge de la légalisation ne sont pas les mêmes. De plus, au niveau international, la double légalisation reste une pratique courante. Dans un premier temps, le document passe par une légalisation auprès du pays émetteur.
Le pays de destination atteste une seconde fois de son authenticité par la suite. L’apostille a été instaurée par la Convention de La Haye de 1961 pour réduire les contraintes liées à la réalisation d’une légalisation. Elle possède les mêmes valeurs que cette dernière.
Comment effectuer une demande d’apostille ?
Pour qu’un document bénéficie d’une apostille en Europe, il faut respecter les conditions énumérées par la réglementation en vigueur. En général, il faut :
Fournir les renseignements utiles
En premier lieu, vous devez communiquer les informations liées à votre identité lors d’une demande d’apostille.
Par ailleurs, la requête est rédigée sur papier ou par le biais d’un formulaire à remplir. Le document doit contenir en outre la signature à authentifier, le nom ainsi que la qualité de la personne qui l’a signé.
La demande comporte aussi une date et votre signature y figure ainsi que le motif qui vous amène à faire une requête d’apostille.
À qui est adressée la demande d’apostille ?
Chaque pays de l’Europe dispose d’un service qui s’occupe de l’apostille.
Renseignez-vous sur les sites spécialisés ou sur le site officiel du territoire concerné.
En France, le demandeur adresse sa requête au parquet général de la cour d’appel où se trouve le signataire. Le délai varie également en fonction de chaque membre de l’Union. Ce détail est à prendre en compte.
Quels sont les documents pouvant faire l’objet d’une apostille ?
Tous les documents ne sont pas légalisables et par conséquent ne peuvent pas profiter d’une apostille.
La légalisation ne touche en grande partie que les documents à caractère juridique et commercial. Cette forme de légalisation s’applique par exemple sur les actes d’état civil, les actes sous seing privé ou encore les actes notariés.
Les documents administratifs sont aussi éligibles à l’apostille. Elle permet également d’authentifier les documents publics comme un acte d’état civil.
La légalisation ou l’apostille est aussi autorisée pour les documents à but commercial comme une facture, un certificat ou une attestation.
Les autorités délivrent également une légalisation pour les certificats d’ordre sanitaire. Dans le cadre d’une attestation, elle est liée par exemple au transport ou à tout autre besoin qui exige une preuve légale.
Si vous désirez prouver l’authenticité d’un acte français dans un pays de l’Europe, consultez tout d’abord la liste des documents publics qui ne requièrent aucune légalisation.
Cette procédure n’est pas aussi indispensable si une entente a été signée pour une dispense d’authentification entre la France et le pays concerné.